Elektronikus aláírás
és dokumentum menedzsment,
avagy a papírmentes rendelő

A betegekkel kapcsolatos dokumentációról az Egészségügyi Törvény rendelkezik. Tehát azt, hogy egy rendelőnek mit és milyen módon kell dokumentálni a pácienseivel kapcsolatban, azt elsősorban az Eü. Tv, másodsorban pedig az azóta elfogadott adatvédelmi jogszabályok (gyűjtő nevén GDPR) határozza meg.


További fontos szempont, hogy az Eü. Tv értelmében a hagyományos jogrendi megközelítéstől ELTÉRŐEN mindig a rendelőt terheli a bizonyítási kényszer. Tehát a helyes, és jól megtervezett dokumentáció, valamint annak szakszerű és hibátlan alkalmazása a rendelő egyetlen védőbástyája!

Flexi Dent Fogászati szoftver - elektronikus aláírás, digitális aláírás, papírmentes rendelő, dokumentum menedzsment, beleegyező nyilatkozat

Megszokhatták, hogy Flexi-nél az a filozófiánk, hogy a partnereink problémáit szeretnénk megoldani. A dokumentáció helyes kivitelezése, vagy annak elmaradása pedig egyre nagyobb terhet jelent, egyre gyakoribbak a páciensek által kezdeményezett viták, eljárások, ahol a rendelők nem tudnak megfelelőképpen védekezni a hiányos, vagy nem kellően szabatos adminisztráció miatt.

Mit csináltunk mi, hogy ezen a problémán enyhítsünk?

Flexi Dent Fogászati szoftver - elektronikus aláírás, digitális aláírás, papírmentes rendelő, dokumentum menedzsment, beleegyező nyilatkozat 17 differentált szituációra kialakított beteg-beleegyező

Miért kell 17 féle beleegyező? Azért, hogy Ön tényleg támadhatatlan legyen, minden eü-jogi szituáció esetére defacto, szakszerű dokumentációja álljon rendelkezésre.

Flexi Dent Fogászati szoftver - elektronikus aláírás, digitális aláírás, papírmentes rendelő, dokumentum menedzsment, beleegyező nyilatkozat Szakszerű megfogalmazások és összefüggések

Sok esetben hiába jó a dokumentáció, ha rosszul alkalmazzák, vagy az összefüggések nincsenek kialakítva közöttük. Az általunk tanulmányozott rendelők 73%-ában volt GDPR nyilatkozat, de rosszul dokumentálva! Ez szinte azonos azzal, mintha nem is lenne.

Flexi Dent Fogászati szoftver - elektronikus aláírás, digitális aláírás, papírmentes rendelő, dokumentum menedzsment, beleegyező nyilatkozat Folyamatos frissítés

A rendszerbe bekerülő dokumentumok a jogi változások esetén folyamatosan frissülni fognak a legújabb jogszabályoknak megfelelően, hogy a rendelő mindig, minden esetben 100%-ig naprakész legyen.

Teljesen automatizált rendszer, emberi beavatkozás nélkül

Ez a számítások szerint további 30-40%-kal tudja csökkenteni az adminisztrációval foglalkozó személyzet terheit.

Egy átlagos recepciós naponta 2-3 órát foglalkozik a dokumentációval, függően attól, hogy milyen mélységben követeli ezt meg a rendelővezetés. Alkalmazottanként napi 60-90 percet spórolhat meg az automatizálással!

Gyakran ismételt kérdések:


Az elektronikus aláírás

A köznyelvben és a köztudatban sokszor keveredik össze a digitális és az elektronikus kifejezés. Helyesen alkalmazva a legtágabb kör az „elektronikus aláírás”, amely a 2000-ben, az Egyesült Államokban elfogadott ESIGN törvényen alapszik. Ezt az Európai Unió kevés igazítás után átvette és az eIDAS rövidítés alatt tárgyalja (ez ugyan olyan betűszó, mint például a jobban ismert GDPR). A gyakorlatban ez a típusú aláírás a legismertebb, vagyis amikor egy érintő kijelzőn az ujjunkkal vagy speciális tollal ugyan úgy aláírunk, mint, ha papíron tennénk. Önmagában nem kevésbé hiteles, de nem is több, mint a kézi aláírás. Léteznek minősített változatai, amelyek tudják erősíteni az aláírás hitelét, ugyan úgy, mint a hagyományos kézi szignó esetén a tanúk vagy a közjegyző, de az elektronikus aláírás esetén többnyire ezek is valamilyen elektronikus megoldású minősítések.


A digitális aláírás

Ezzel szemben a digitális aláírás kifejezés egy változata az elektronikusoknak, de mindenképpen ez a szűkebb kategória. Külső szolgáltató által kibocsájtott (PKI) hitelesítéssel működik, tehát ez már egy minősített változata az elektronikus aláírásnak. Vagyis a hétköznapi életünkben egyre gyakrabban, postán, csomagfutároknál, bankban szinte minden nap használunk már elektronikus aláírást, vagyis a hagyományos kézi aláírásunknak egy olyan fajtáját, amelyet valamilyen elektronikai berendezésen keresztül tettünk, nem pedig papíron. Hitelességben, bizonyító erőben nincs különbség!

Először is azt kell megvizsgálnunk, hogy a hagyományos papír alapú aláírásnak milyen joghatása van, illetve milyen joghatás az elvárt egy fogászati rendelőben? A Flexi-Dent-ben használt elektronikus aláírás - azon belül is biometrikus aláírás - jogi hatása teljes egészében megegyezik a hagyományos papír alapúval. Tisztán jogi értelemben nem is erősebb annál.

Az elektronikus aláírásról szóló jogszabály a 2000-ben, az Egyesült Államokban elfogadott ESIGN törvényen alapszik. Ezt az Európai Unió kevés igazítás után átvette és az eIDAS rövidítés alatt tárgyalja (ez ugyan olyan betűszó, mint például a jobban ismert GDPR). A gyakorlatban ez a típusú aláírás a legismertebb, vagyis amikor egy érintő kijelzőn az ujjunkkal vagy speciális tollal ugyan úgy aláírunk, mint, ha papíron tennénk. Önmagában nem kevésbé hiteles, de nem is több, mint a kézi aláírás. Léteznek minősített változatai, amelyek tudják erősíteni az aláírás hitelét, ugyan úgy, mint a hagyományos kézi szignó esetén a tanúk vagy a közjegyző, de az elektronikus aláírás esetén többnyire ezek is valamilyen elektronikus megoldású minősítések. Tehát az elektronikus aláírás mögött külön, erre vonatkozó törvénycsomag áll, amely Magyarországon is érvényes, teljes egészében azonos módon az EU minden más országával. Általánosságban elmondható, hogy a világ nyugati féltekén az összes hasonló törvény (USA, Ausztrália) azonosan kezeli az e-aláírást.

Ahhoz, hogy az Ön rendelőjét is papírmentessé tegyük és növelje a saját működési- és jogbiztonságát csupán néhány tabletre van szüksége. Ezek ahhoz kellenek, hogy a páciensek a váróban és vagy a kezelőben el tudják olvasni és alá tudják írni a dokumentumokat. Ha bekapcsoltuk a modult, akkor néhány órányi közös, és önálló munka után már működik is a rendszer. A teljes hatékonyság-növelés érdekében néhány dolgot (pl. az anamnézis kérdéssor összeállítása, a választípusok módosítása) ajánlott megváltoztatni, de ezekben mind mind segítünk és részletesen elmondjuk mit miért javaslunk.

Ez a jelzés maga a hitelesítés. Az időbélyeg nem más, mint az aláírás pillanatában jelzett időpont ami egy kis matricaként rákerül a dokumentumra. Ez egy szabvány-rendszer, amelyben a megjelölt időpontban vizsgált dokumentumot tekintik a számítógépek eredetinek. Azzal összehasonlítva lehet megállapítani, hogy később változott-e (belenyúltak-e, hamisították-e) a dokumentumot, vagy az első, eredeti példánnyal megegyező. Az időbélyeget az állami engedéllyel rendelkező cégek adhatják ki, a Flexi-hez hasonló szolgáltatók pedig tőlük vásárolhatják meg és használhatják fel. Darabonkénti ára van, nagyjából úgy, mint egy SMS-nek.

Az Eü. törvény szerint az egészségügyi szolgáltatóknak a saját maguk védelme érdekében valamennyi páciens adatot, az ellátás során keletkezett adatot, leletet mind mind tárolniuk kell. 2019-ig ez a tárolási kötelem 50 évre szólt, azóta pedig valamelyest csökkentve, 30 évig kell tárolnia a rendelőknek a betegek kapcsán keletkezett valamennyi dokumentumot. Ha tehát egy rendelő befejezi működését, akkor onnantól még 30 évig kell felelős őrzésben tartani ezeket az adatokat. Mindez ráadásul a törvényi kötelezettségen felül a rendelő érdeke, mivel bármely későbbi páciens jogvita esetén a rendelőnek kell bizonyítania (az egészségügyi rendszerben a jog szerint mindig az egészségügyi szolgáltatót terheli a bizonyítási kötelem) az igazát, az pedig nem megy dokumentumok nélkül.

A legtöbb rendelőben nincs külön személyzet amelyik a jogi dokumentumokkal foglalkozna. Így igen gyakori, hogy felelős hiányában ezek a folyamatok nem kellően szigorúan működnek és nem biztosított egy rendelő védelméhez szükséges folyamatos páciens-dokumentáció. A legtöbb rendelőben vannak ugyan dokumentumok, de azokat sokszor elfelejtik alkalmazni, vagy a szövegezésük esetleg elavult. Legyen szó bármelyikről is, mi a Flexinél kidolgoztuk a fogászatokban legtipikusabb beleegyző típusokat és meg is szövegeztük azokat. Sőt! Elkészítettük azok szakszerű fordításait is több nyelvre a fogászati turizmussal dolgozó rendelőknek. Az általunk használt nyilatkozatok szövegezése, logikai kapcsolódása igazságügyi szakértőkkel, praxistanácsadókkal és eü.szakjogász bevonásával készült, olyan apparátussal és költségvetésből, amely irreális lenne egy-egy rendelő számára külön-külön. Ráadásul a jogszabályi változás okán fennálló módosítást is automatikusan végezzük. Ráadásul mindezen nyilatkozatok úgy lettek összeállítva, hogy logikai árukapcsolás van közöttük, és együttesen, helyes szövegezéssel még biztosabb védelmet tudnak adni.

Természetesen igen, de az lehet, hogy annyiból több munkát jelent, hogy át kell gondolni, hogy logikailag is jól összekapcsolható dokumentum menedzsmentet ad-e végeredményül.

A papírmentes rendelő modulnak két részből áll az ára, az egyik egy modul-ár, amely havonta, székenként 4.990 forint +ÁFA, utána pedig aláírásonként az időbélyegeknek van 15 forint+áfa/darab ára. Egy 2 székes rendelőben tehát hozzávetőlegesen a mi számításaink szerint a havi költség kb. nettó 15-17e forint lesz. De ez elhanyagolható, szerintünk ugyanis ennek a többszörösét lehet megspórolni! Hogyan? Olvasson tovább!

Nézzük sorban! Hol és hogyan takaríthat meg pénzt ezzel a modullal:

  1. Kevesebb papír fog fogyni a rendelőben. Természetesen ez csak néhány ezer forint havonta, de mégis számít. Egy csomag 80 grammos, fehér A4-es papír 2.500 forint.
  2. Sajnos a környezettudatosság oltárán áldozva régóta tudjuk, hogy a fák kivágását nem tudjuk megakadályozni a papírral való spórolással, de azért mégis! Sokkal jelentősebb tényező viszont, hogy nem fogy majd annyi festékpatron sem, ami ráadásul veszélyes hulladék is, és sokkal jelentősebben környezetszennyező az előállítása.
  3. Az előbbivel megspórolható az is, hogy valaki állandóan a festék és a papír pótlásával foglalkozzon, ahogyan az is, hogy nem kell majd a rendszergazdának külön fizetni a festék tonerek cseréjéért.
  4. Nem kell több szekrényt gyárttatnia és asztalosokkal bajlódnia, helyet bérelnie vagy saját ingatlanából kiszorítania, mert nincs több papír, tehát nem is kell hely a tárolásához. Ezt a költséget nehéz egyértelműen kiszámolni, de biztos, hogy 5-10 évente százezres alkalmi költség. És főleg: PROBLÉMA!
  5. Két féle rendelőt ismerünk: az egyikben az összes törvénynek megfelelően, maximálisan teljesítik a saját maguk védelme érdekében ajánlott és a törvény által is előírt adminisztrációt. Ezekben a rendelőkben egy műszakra, egy recepciós átlagosan 90-120 perc előkészítő munkát kell végezzen, ráadásul itt még óriási esélye van az emberi tévesztés lehetőségének is. Ezekben a rendelőkben az adminisztrációs munkakörben dolgozók 8 órás munkaidejéből Ön meg tud spórolni 2 órát. Vagyis a munka 25%-t. Ennyivel több ideje lesz kollégájának a páciensekre és más problémák megoldására.
  6. A másik rendelőtípusban szórványosan, véletlenszerűen vagy egyáltalán nem végeznek ilyen szintű dokumentálást (ha átlagosan pácienskoordinátoronként a másnapi előkészítő munka 90 percnél kevesebb ideig tart, az azt feltételezi, hogy ezt a tevékenységet nem megfelelően látják el és a rendelő nagyon magas kockázattal működik). Ezekben a rendelőkben bármilyen páciens panasz esetén szinte azonnal megnyílik a peren kívüli megegyezésre a pénztárca, mivel sajnos a rendelő a hibátlan egészségügyi szolgáltatás ellenére sem tudja magát megvédeni a jogi támadásoktól. Ezek költsége átlagosan 250 ezer forinttól 3-4 millió forintig terjed az eredetileg végzett beavatkozás és a reklamáció mértékétől függően.

Elektronikus aláírás, dokumentum menedzsment = papírmentes rendelő

Röviden

Az elektronikus aláírásoknak sok fajtája van. Ez egy óriási halmaz, amiről ma már minden elérhető közérthető nyelven az interneten. Röviden: az elektronikus aláírások átfogó halmaznak egy változata az, amit manapság egyre több helyen használunk és megegyezik a kézi aláírásunkkal. Ez a változat a biometrikus aláírás, ami a nevében viseli, hogy valami az emberre vonatkozó egyedi adottságot hordoz magában és az segíti a hitelesítést.

Egy aláírás megkérdőjelezése esetén több dolgot is meg lehet támadni. De alapvetően az a kérdés, hogy az aláíró szándéka valós volt-e? Ilyen értelemeben a papír alapú és az elektronikus aláírás között nincs különbség. Ugyan olyan erős jogi értelemben egy tableten végzett biometrikus aláírás, mint ugyan annak az analóg megfelelője, vagyis a papíros-tollas.

Flexi egyébként ezzel együtt sem elégedett meg ezzel a szinttel, számos kiegészítő hitelesítési, illetve a hitelesítés minőségét erősítő megoldást alkalmazunk, amiben szintén különbözünk, vagyis szerintünk ez egy még jobban, még összetettebb helyzetekben is biztonságot adó jogi megoldás.

Összességében nagyobb jogi biztonságot ad, mint a hagyományos papír alapú, de ez már inkább folyamatirányítási kérdés és dokumentum menedzsment. Itt nagyobb hangsúly van azon, hogy milyen megfogalmazásúak a szövegek, a felületek kiírásai, vagy milyen sorrendben és mikor, mit kell aláíratni a pácienssel.

Hosszan


Flexi Dent Fogászati szoftver - elektronikus aláírás, digitális aláírás, papírmentes rendelő, dokumentum menedzsment, beleegyező nyilatkozat A páciens

Menjünk sorban: a páciens bemegy a rendelőbe, ahol nem kell többé jegyzettömböt, papír íveket a kezébe adni és aztán az eltűnt tollainkat keresni, hanem minden egy tableten történik. A kitöltött dokumentumokat is a tableten írhatja alá, amihez természetesen minden technológiai, jogi hátteret teljesítünk. Ebben az értelemben mondjuk már különbözünk a létező konkurens megoldásoktól, mivel saját aláírás hitelesítési rendszerünk van és minden házon belül történik. Semmilyen adat nem kerül külső szolgáltatóhoz, ami fontos bizalmi tényező. A páciens által aláírt dokumentumokat Flexi hitelesíti és olyan módon tárolja szakszerűen, ami jogilag is teljes egészében megfelelő. A rendelőben pedig nem lesz többet papír.

Flexi Dent Fogászati szoftver - elektronikus aláírás, digitális aláírás, papírmentes rendelő, dokumentum menedzsment, beleegyező nyilatkozat Papírmentes rendelő

Ez utóbbinak meg van az az előnye is, hogy nem keletkezik olyan papír alapú anyag, aminek azután a szakszerű megsemmisítéséről gondoskodni kellene. Bármely irat, amin páciens adatok vagy páciensre vonatkozó egészségügyi adatok azonosítható módon vannak, azt szakszerű keretek között kell megsemmisíteni, nem dobható csak úgy a szemetesbe. Papírmentes esetben ilyen „felesleges”, kidobható dokumentumok nem is születnek. Hol van a digitalizáció, vagyis az a határ amikor ezzel a korábbi megoldásnál jobban jár a rendelő? Például a recepciósoknak, páciens koordinátoroknak nem kell dupla munkával a kézzel kitöltött lapokat begépelnie a recepción lévő számítógépbe. Tehát rengeteg idő spórolható meg, nem beszélve a hibázás lehetőségének csökkentéséről.

Flexi Dent Fogászati szoftver - elektronikus aláírás, digitális aláírás, papírmentes rendelő, dokumentum menedzsment, beleegyező nyilatkozat Spóroljon

Mi van, ha nem jól olvasható egy e-mail cím vagy egy TAJ számot elírnak az átgépeléskor? Előbbi esetben fontos marketing és kommunikációs veszteségünk van, utóbbi esetben nem fognak felmenni az adatok az EESZT-be. Ha a beteg maga tölti ki ezeket és az adatok rögtön a fogászati szoftverbe kerülnek, akkor egy nagyon jelentős hibázási lehetőséget már kizártunk, és még a munkaidőből is rengeteget megspóroltunk. Manapság, amikor az egyik legnagyobb céges költség a járulék megfizetése, ez nem egy elhanyagolható szempont.

Flexi Dent Fogászati szoftver - elektronikus aláírás, digitális aláírás, papírmentes rendelő, dokumentum menedzsment, beleegyező nyilatkozat Egy kis jogi háttér

Ez az egész elektronikus aláírás dolog egy kicsit megfoghatatlan volt eddig. De az utóbbi covid-os másfél év – ahogy sok másban is – ebben is elfogadottabbá, ismertebbé tett bizonyos megoldásokat. Ma már alapvető, hogy a futárszolgálatnál vagy a postai kézbesítésnél nem papíron, tollal írunk alá, hanem azon a kis kütyün – azért nevezem így, mert többféle van – biggyesztjük oda az aláírásunkat. Talán a legnagyobb áttörést a banki világ hozta, hiszen ma a legtöbb pénzintézetben már aláíró padon kell szignózni a dokumentumokat. Szóval ez az egész sokkal elfogadottabbá vált. Jogilag korábban is rendezett volt az elektronikus aláírás helyzete, de ez nyilván nem volt elégséges ahhoz, hogy társadalmi szinten is akceptált legyen. Ma is gyakran elhangzik még a „bírói gyakorlat” meg a „joghatás” kifejezés, ha ez a téma felmerül, de a 2016-ban az Európai Unió által készített összefoglaló jogszabály (eIDAS) teljesen kitisztázottá tette ezt a témakört.

Flexi Dent Fogászati szoftver - elektronikus aláírás, digitális aláírás, papírmentes rendelő, dokumentum menedzsment, beleegyező nyilatkozat Maximális páciens elégedettség

A világ nagy részén nem csak, hogy elfogadják az elektronikus aláírásokat, hanem szerencsére ezt többnyire egységesen teszik. Ma már semmi különbség aközött, hogy a páciens papírt ír-e alá tollal, vagy ugyan azt a dokumentumot tableten az ujja hegyével, esetleg a tablethez tartozó speciális tollal. Ma már a páciensek sem lepődnek meg ezen. Többféle tesztet – kicsit nagyzolva: kutatást – is végeztünk a témában, hiszen több évig tartó átfogó fejlesztést kívánt ez a modul, de egyértelműen azt az eredményt kaptuk, hogy a páciensek már nem lepődnek meg, és főleg nem kérdőjelezik meg az elektronikus aláírást. A meglepettség inkább egy erős, pozitív marketing impresszió, mert meglepődnek, ha ilyen újszerű megoldást látnak egy váróban. Azt nehezebben, vagy egyáltalán nem tudják megítélni, hogy egy kezelőegység mennyire modern vagy sokoldalú, de egy ilyen, a saját kezükkel tapasztalható dolog le tudja nyűgözni a pácienseket.

Kérek konkrét információkat!


Felmerülő kérdés esetén keresse fel ügyfélszolgálatunkat a központi +36 1 792 1234-es telefonszámunkon, vagy a support@flexi-dent.hu címen.